Что входит в обязанности администратора фитнес-клуба

Что входит в обязанности администратора фитнес-клуба

Обычно администратор:

• встречает клиентов и отмечает посещения;

• записывает на занятия и отменяет записи;

• регистрирует новых клиентов и продает абонементы;

• принимает оплату;

• отвечает на звонки и сообщения;

• следит за порядком на ресепшене.

Проще всего описать эти задачи по ходу смены, так получится понятный регламент.

Начало смены

До прихода первых клиентов администратор проверяет ресепшн, кассу и расписание на день, а еще разбирает задачи и сообщения, которые остались с прошлой смены.

В Mobifitness задачи собраны в одном месте. 

Встреча клиентов

Главное здесь – быстро найти клиента и отметить визит, чтобы у стойки не собиралась очередь.

В Mobifitness для этого есть раздел в приложении тренера, а также Чекин, с помощью которого клиент отмечается сам. В Чекине если клиент записан на занятие, система сразу покажет его ближайшие записи и предложит варианты списания услуги.

Запись на занятия

Клиенты могут записываться сами через мобильное приложение или виджеты, а администратор записывает тех, кто звонит или подходит к стойке. В Mobifitness это делается прямо в сетке расписания и приложении. Оплата здесь же. Если мест на групповом занятии нет, клиента можно добавить в лист ожидания.

Новые клиенты и оплата

Администратор часто первым общается с новым клиентом и продает ему абонемент. В Mobifitness создать карточку клиента и оформить продажу можно прямо в системе. Для новой карточки достаточно номера телефона и имени, а оплатить по карте, СБП, ссылке. Или наличными, если у вас есть кассовый аппарат. О том, как продавать больше абонементов, мы рассказывали в отдельной статье.

Сообщения и обращения

Часть работы администратора проходит в переписке. При подключенной интеграции с мессенджерами чаты с клиентами собраны в разделе «Мессенджеры», а рядом видно число непрочитанных. Вопросы и жалобы из раздела «Обратная связь» в мобильном приложении тоже попадают в систему – на них можно ответить по email или push-сообщением.

Конец смены

Перед уходом администратор проверяет, что всем клиентам отмечены визиты, сверяет кассу и закрывает задачи. Если что-то не успел, ставит задачу на следующую смену, тогда коллега продолжит с того же места.

Чек-лист администратора

В начале смены:

• проверить ресепшен и кассу;

• посмотреть расписание и записи;

• разобрать задачи и сообщения.

В течение смены:

• встречать клиентов и отмечать визиты;

• записывать на занятия;

• продавать абонементы и принимать оплату;

• отвечать на звонки и сообщения.

В конце смены:

• проверить отметки визитов;

• сверить кассу;

• поставить задачи на следующую смену.

Итог

Когда обязанности администратора фитнес-клуба расписаны по смене, новому сотруднику проще начать работу, а руководителю – проверить, что все сделано. А Mobifitness помогает держать все задачи в одном месте: от встречи клиента до сверки кассы.