Мы запустили 14 филиалов йога-студий за 2 года. Как автоматизация помогает нам так быстро расти?

Владимир Коробанёв и Ариадна Волченко

Стартовали мы в 2019 году и никакой большой бизнес не затевали. Просто арендовали небольшой зал на 40 кв. м., где Ариадна тренировала в частном порядке после увольнения из фитнес-клуба. Потом мы узнали о том, что будет ребенок, а чуть позже, что не один, а двойня. Старшему сыну при этом только 1,5 года и какой бизнес с тремя детьми? 

Дальше пандемия… Тем не менее, мы оказались владельцами сети-вундеркинда, которая разрослась с 1 до 14 филиалов всего за 2 года, и обрела оборот 50.000.000 рублей в год. Всего этого не вышло бы без автоматизации. 

Мы хотим поделиться 3 основными управленческие решениями, которые превратили самозанятость в бизнес и помогли масштабироваться в такой короткий срок.

Давайте обо всем по порядку. 

Делегирование. Простой виджет оказался супер-инвестицией в рост

Стандартная боль малых предпринимателей — быть многоруким многоногом и думать, что никто лучше тебя не справится с тем, что ты затеял. Мы не имели амбиций на какой-то большой бизнес и страдали примерно тем же самым. Начали делегировать почти принудительно и это сорвало шаблоны в голове.

Эпизод 1. 

Когда мы узнали, что ждем двойню, выдохнули. И стали думать, как разгрузить Ариадну, которая была в маленьком зале за всех: тренера, администратора, уборщицу и маркетолога. 

Рождение девочек заставило делегировать

Что мы сделали? 

Нашли еще одного тренера на подмогу, и искали, как организовать запись на тренировки, чтобы избавиться от звонков, блокнота и ручки.

Нам нужно было удобное онлайн-расписание. Поработали на том, что первое попалось под руку, не сильно разбираясь. Поняли, что дьявол в мелочах. Решение, которое мы выбрали, использовалось салонами красоты и функционал был ориентирован на их специфику.

Нам нужно было записывать людей на групповые занятия, привязывать абонементы к расписанию и посещениям. Поэтому мы перешли на виджет, заточенный для спортивных клубов и студий. Это сняло рутину с записью: не нужно было в ручном режиме следить за тем, сколько записалось, отменилось и т. д.

В итоге, перед рождением девчонок, практически ничего не приходилось делать руками. Клиенты записывались онлайн, а занятия вел наемный тренер. Ариадна же могла приезжать только на персоналки.

Ощутив, что студия может приносить доход без тотального участия в ней, мы впервые подумали, почему бы не запустить еще одну? Тогда мы получали около 100 000 рублей с одной локации.

Неизвестно, сколько бы мы шли к этому намерению и родилось ли оно у нас, если не пришлось бы так оперативно решать вопросы с делегированием.

Дальше можно перечислять много. Постепенно мы делегировали ведение социальных сетей smm-специалисту, наняли менеджера по продажам, нашли таргетолога и т. д. На сейчас у нас 70 человек в команде.

Главное, что мы весьма случайно методом тыка, просто стали это делать и наши мысли заработали совершенно иначе.

Нейтрализовали хаос в бизнес-процессах на старте

Этот пункт во многом вытекает из предыдущего. Делегирование связано с автоматизацией.

Обычно решение о внедрении ИТ-инструментов происходит от обратного: предприниматель захлебывается в рутине и начинает искать, как это исправить. У нас получилось, что не планируя, мы нейтрализовали много хаоса на самом старте. Конечно, это дало воздух для развития.Начали с простого виджета онлайн-расписания от Mobifitness, о котором писали выше. В его внедрении нет ничего обременительного. Поэтому страха перед ИТ не сформировалось. Зато мы сходу смогли ощутить пользу, сориентировались в решениях на рынке и довольно быстро стали подключать дополнительные инструменты:

Со второй студии подключили полноценную систему автоматизации и CRM для спортивных проектов тоже от Mobifitness, чтобы вести клиентскую базу, финансовую отчетность, учет услуг. И еще чуть позже — мобильное приложение для коммуникации с клиентами.

В чем конкретный профит?

Приложение Yogasana

Рост количества филиалов незначительно отражается на количестве нашей рутины. При открытии новой студии мы фактически по шаблону копируем бизнес-процесс и запускаем работу. При этом мы не покупаем каждый раз комплект программы, а частично доплачиваем. Настройки переносятся копипастом за час.

Например

• Мы видим, независимо от того, сколько у нас клиентов, кто на каком этапе находится (новый, заканчивается абонемент, уснул и т. д.) и вовремя работаем с каждым сегментом.
• Можем настроить автоматические действия, например — уведомления об окончании абонемента. И знать, что любому нашему клиенту за две недели до окончания карты придет push с напоминанием о продлении.
• У клиента (в приложении), тренера (в приложении), менеджера и руководителей (в учетной системе) перед глазами нужная информация: покупки, посещения, оплаты и т.д. В итоге возникает круг ответственности друг перед другом. Ни у сотрудников, ни у клиентов нет лишних вопросов. Есть атмосфера доверия.
• Аналитика. Благодаря отчетам я вижу общую картину по сети: какие филиалы успешны, где требуются доработки. Использую, прежде всего финансовые отчеты, отчеты по продажам, по реализации услуг.
• Нет узкого горлышка «зависимости от сотрудника». Если на ресепшн меняется администратор, то вся информация остается в системе, новому сотруднику просто дается доступ, а освоить программу можно за пару часов.

Автоматизировать все в одной локации и масштабироваться дальше, намного проще, чем приступать к цифровизации, когда ты большой и везде воцарился хаос. Не затягивайте.

Изменили систему мотивации инструкторов

В самом начале было простое желание платить людям больше. Ариадна — сама тренер и исходила из того, что наши инструкторы должны достойно зарабатывать. Поэтому мы, не сильно анализируя, просто решили, что 50% от оплаты клиента достается тренеру. То есть сразу установили максимально возможный для поддержания рентабельности студии предел.

Но мы стали крупнее, затрат стало больше (аренда, автоматизация, реклама). Стало больше и самих тренеров.

Желание платить больше осталось. Но мы создали систему KPI.

На практике выходит, что при хорошей работе инструкторы получают как раз на тот высокий уровень заработной платы, который мы хотели обеспечить.

При этом мы поменяли сам смысл отношений и вовлекли тренеров в продажи. Мотивация опирается на понимание, что тренер — командный игрок и четко осознает свою роль в компании.

Это очень существенно повлияло на нашу выручку.

Сами KPI — вопрос объемный. Мы проводили эфир на эту тему, где показали также и схему мотивации, в комьюнити собственников студий. Сейчас можно посмотреть запись встречи в Академии Mobifitness.

Последнее про масштабирование и что для этого нужно?

На наш взгляд, важно, чтобы у собственника компании было бешеное желание. Нужно этого зачем-то для себя хотеть. Потому что это желание сталкивается в итоге с реальностью: плохая конверсия, мало заявок, внезапно уволился сотрудник, повысилось аренда и т.д. Каждый день случается много всего.

По нашему опыту: чем сильнее трясет, тем больше мы растем. Если перестанем через это проходить, то бизнес перестанет развиваться. А у нас большие планы.

Миссия компании — 500 студий йоги по всему миру. В этом году делаем ставку на франшизу и хотим открыть 20 студий в других городах за пределами Краснодара.

Продукты Mobifitness, которые использует Yogasana:

• мобильное приложение 
• учетная система 
• виджет онлайн-расписания