Как студии работать с самозанятыми?
- Ликбез по законодательным актам, регулирующим тему
- Нюансы, касающиеся фитнес-индустрии
- Разбор кейсов и вопросов участников встречи
Введение: о чем этот материал и для кого он
Этот материал создан для собственников и руководителей фитнес-студий, владельцев клубов, управляющих и тех, кто только планирует открыть свою студию. В нем разбирается одна из самых острых и спорных тем индустрии — работа с самозанятыми тренерами и администраторами.
Вероника Алпатская — редкий специалист, который сочетает два важных качества: многолетний опыт юриста в крупных корпорациях (Nestlé, JTI) и практику действующего владельца фитнес-студии. Она знает, как выглядят идеальные схемы на бумаге и что происходит в реальности, когда приходит налоговая.
В материале нет «волшебной таблетки» — безопасного договора, который на 100% защитит от переквалификации отношений в трудовые. Вместо этого — честный разбор законодательства, судебной практики, писем ФНС и скоринговых систем, которые уже сейчас отслеживают сомнительные схемы. Вы узнаете, чем самозанятый отличается от ИП и работника, какие признаки трудовых отношений проверяющие видят первыми, чем грозит переквалификация и как хотя бы минимизировать риски без иллюзий.
Ключевые темы материала:
- Кто такие работник, ИП и самозанятый — юридические различия.
- Главная правда: почему единственная законная форма — трудовой договор.
- Признаки трудовых отношений — на что обращают внимание налоговая, трудовая инспекция и суды.
- Скоринговая система ФНС: как она вычисляет «подмену» и какие ситуации попадают в выборку.
- Ответственность при переквалификации — от штрафов до доначислений налогов и взносов за весь период работы.
- Что нельзя писать в договоре ГПХ с самозанятым (и что можно).
- Практические советы: как вести себя при запросе налоговой и стоит ли вообще связываться с самозанятыми.
Далее — прямая речь спикера.
Три статуса: работник, ИП и самозанятый — в чем разница на самом деле
Мы работаем в сфере фитнеса, и ключевое различие между девушкой-тренером справа (работником) и двумя другими (ИП и самозанятым) в том, что они выполняют по сути один и тот же функционал, но это совсем разные истории с точки зрения закона. Работник — это только девушка справа. Те, кто в середине и слева — предприниматели. Работник регулируется Трудовым кодексом РФ, который существует с 2001 года, и по сути с тех пор ничего принципиально не изменилось.
Работник ходит на работу, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, имеет отпуск и социальные гарантии. Он несвободен. Он несет ответственность перед работодателем — дисциплинарную, материальную, вплоть до уголовной. Это лицо, полностью подчиненное работодателю.
Индивидуальный предприниматель — это гражданин, который занимается предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Единого закона об ИП не существует, его деятельность опирается на совокупность документов: Конституция, Гражданский кодекс, Налоговый кодекс, законы о лицензировании.
Основные признаки предпринимательской деятельности:
- самостоятельность и добровольность;
- деятельность на свой риск — все риски лежат на самом ИП;
- главная цель — извлечение дохода.
На ИП распространяются практически все законодательные акты, касающиеся юрлиц. У них почти нет ограничений по доходу, они могут нанимать работников, сдают отчетность в разные инстанции и фонды. Расходов у ИП много — НДФЛ 13% с работников, взносы до 30% за каждого сотрудника, взносы за себя, обязанность иметь кассу при работе с физлицами.
Самозанятые — такого официального термина в законе нет. Это понятие прочно вошло в обиход, но регулируется деятельность этих лиц Федеральным законом 2018 года о проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (НПД).
Изначально режим ввели только в четырех регионах в качестве теста, сейчас он действует на всей территории РФ. Идея была в том, чтобы «легализовать» людей, которые уже ведут небольшую предпринимательскую деятельность (швеи на дому, мастера маникюра), вывести их из тени на комфортных условиях.
Что нужно знать о самозанятых:
- Годовой лимит дохода — не более 2,4 млн рублей. Превысите — придется переходить в другую форму.
- Основное требование — работать самостоятельно, без наемных сотрудников. Лично выполнять работу.
- Нельзя заниматься определенными видами деятельности: перепродавать товары не собственного производства, работать по договору поручения, комиссии или агентскому договору (нельзя быть посредником).
- Доход может поступать на карту или наличными, но его обязательно нужно задекларировать и уплатить налог: 4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами.
- Нет других сборов, платежей в фонды, отчетности и обязанности вести кассу.
- Зарегистрироваться можно просто через приложение «Мой налог».
При этом важное ограничение: клиентом самозанятого не может быть его бывший работодатель в течение двух лет после увольнения по трудовому договору. Это очень высокий риск.
Государство, транслируя нам этот новый режим, на мой взгляд, немного ввело нас в заблуждение. Всё подавалось красиво, удобно, и плюс — прямые указания на возможность работать с юридическими лицами. Я считаю, что это провокация. Не было у государства задачи помочь предпринимателям сэкономить фонд оплаты труда и налоги. Не поверим в сказку, что это всё сделали на пользу малому бизнесу, потому что мы такие бедные и несчастные. Не было такой идеи. Совсем для других целей создавался этот режим.
Единственной законной формой отношений, связанных с использованием личного труда, остаются трудовые отношения по Трудовому кодексу. ИП и самозанятые — это предприниматели, но при работе с ними гражданско-правовые отношения всегда могут быть переквалифицированы в трудовые. Самозанятость — это специальный налоговый режим, задуманный для легализации микробизнеса, а не для экономии на ФОТе.
Признаки трудовых отношений: что проверяющие увидят в первую очередь
Отношения, возникшие на основании гражданско-правового договора — неважно, с физическим лицом, самозанятым или ИП, — всегда могут быть переквалифицированы в трудовые. Этого никто не отменял.
Заинтересованные лица со стороны государства — трудовая инспекция, фонд социального страхования, пенсионные фонды, суды, налоговая. У них есть и идеологическая функция, но главное — фискальная. Нужно пополнять бюджет. Поэтому глупо ожидать, что проверок не будет.
Чтобы понимать риски, нужно разобраться в признаках трудовых отношений. Определение дает статья 15 Трудового кодекса: трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности). Всё это осуществляется в интересах, под управлением и контролем работодателя, при подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка и при обеспечении работодателем условий труда.
Ключевые признаки, на которые обращают внимание проверяющие (разберем на примере водителя такси):
Процесс против результата. Если водитель в найме — важен процесс его труда. Он выполняет работу в рамках трудовой функции, возит руководителя туда, куда скажут. Ему не важна конкретная точка назначения как конечный результат. Если водитель в такси — заказчику важен результат: приехать именно в Митино. Не важно, как везет, важно доставить.
Оплата за процесс или за результат. В найме — оплата за процесс (пришел на работу, время капает). В такси — оплата за результат (привез в нужное место).
Устойчивый характер отношений. В найме нанимают, потому что нравятся навыки, внешний вид, хочется долго сотрудничать. По ГПХ — работа до достижения результата, завтра может приехать другой таксист.
Личное выполнение. В найме принципиально, чтобы работу выполнял именно этот человек. В ГПХ ваш интерес — результат. Вас не очень волнует, приедет ли Николай или передаст заказ другому водителю.
График работы — не спасает. Частая иллюзия: если человек работает 2–8 часов в неделю или у него свободный график, то это не трудовые отношения. Это неправда. Трудовой кодекс предоставляет обширные возможности по оформлению графика: неполный день, суммированный учет рабочего времени, сдельная оплата труда. Свободный график не отграничивает от трудовых отношений.
Интеграция в структуру работодателя. Есть правила внутреннего трудового распорядка, проходная, пропуск, необходимость присутствовать на собраниях, не опаздывать. Работник обязан соблюдать локальные акты. Предприниматели (ИП и самозанятые) в этом вопросе полностью независимы. Они ничего этого делать не должны.
Что нельзя прописывать в договоре ГПХ (на примере штрафов). Был вопрос: как правильно оформить в договоре с тренером возможность штрафа за опоздание или невыход на урок? Если тренер — штатный сотрудник по трудовому договору, штрафов быть не может, трудовое законодательство такого наказания не знает. Только дисциплинарная ответственность (выговор, увольнение). Если тренер — исполнитель по ГПХ (ИП или самозанятый), он не подчиняется вам по закону. Прописывая штрафы, вы сами расписываетесь в признаке трудовых отношений: подчинение локальным актам и трудовой дисциплине.
Обеспечение условий труда. При трудовых отношениях работодатель обеспечивает условия труда. При ГПХ это обычно обязанность исполнителя. Если тренер приходит в вашу студию, пользуется вашим оборудованием и залом для тренировок — вы обеспечиваете ему условия. Это еще один признак, на который обращают внимание.
Ни один отдельный признак (даже свободный график или оплата за тренировку) не защитит от переквалификации. Суды и проверяющие оценивают всю совокупность обстоятельств — договор, переписку, журналы учета, публикации в соцсетях, наличие графиков сменности, обеспечение инвентарем, регулярность выплат, даже данные с пропускной системы.
Откуда ждать риски и как работает скоринговая система ФНС
Риски можно разделить на два направления.
Первое — проверяющие органы (ФНС, трудовая инспекция). Они могут проводить проверки и привлекать к ответственности, если отношения будут квалифицированы как трудовые, а по факту их прикрыли ГПХ.
Второе — обиженные работники. То, что сейчас у вас прекрасные отношения с человеком, не гарантия, что в будущем он не предъявит претензии. У самозанятых и ИП отсутствуют социальные гарантии. Вы им по сути ничего не должны. Но как только у тренера возникает необходимость в декрете или отпуске, может возникнуть вопрос: «Почему я этого не получаю?»
Из моей практики: была девушка, которая работала в компании, у нее третий декрет, устала от детей, умоляла отправить ее в командировку. Отправили, она была довольна. Потом случился конфликт, и она использовала эту историю — что при направлении многодетной матери не подписали бумажку. Всё растянулось до суда и компенсаций.
Что грозит при проверках? Доначисление налогов и взносов во все фонды. Если проверка инициирована работником — еще и предоставление компенсаций работнику при признании отношений трудовыми.
Скоринговая система ФНС. Налоговая внедрила специальную автоматическую систему, которая в онлайн-режиме отслеживает признаки нарушений. Если «выстрелило» несколько признаков — ставят на контроль. На сайте ФНС Новосибирской области руководитель рассказывал, на что смотрят:
Продолжительность работы. Использование труда самозанятого 3 и более месяца подряд.
Единственный источник дохода. Если по документам у самозанятого есть только ваши платежи, это риск. Вы можете не знать, работает ли он в черную где-то еще, но для ФНС он ваш.
Признаки зарплаты. Чеки формируются с одним и тем же заказчиком на протяжении всего времени. Особенно если выплаты происходят с определенной периодичностью (два раза в месяц, в одни и те же числа) и совпадают с днем выплаты зарплаты штатным сотрудникам.
Массовая постановка на учет. Несколько контрагентов одновременно встали на учет и стали работать с одним юрлицом примерно в один период.
Массовая регистрация дохода. Заказчик самостоятельно организует процедуру регистрации для работников как НПД и централизованно формирует чеки. Это уже совсем «палево».
Групповые переходы. Работники массово уволились из одной организации и перешли в другую в качестве самозанятых.
Периодичность выплат. Частота выплат дохода в пользу самозанятых. Если выплаты привязаны к датам, а не к достижению конкретного результата по договору — это признак.
Прямое нарушение. Сотрудничество с лицом, не прошло двух лет с момента его увольнения от вас.
Что делает ФНС, когда скоринг срабатывает? Присылают запрос с просьбой пояснить и предлагают подать уточненку — самостоятельно устранить нарушения. В последнее время (по Москве точно) много таких запросов. Тексты запросов 2020 и 2022 года существенно отличаются: сейчас они более прицельные, требуют информацию по определенным пунктам.
Внимание со стороны проверяющих органов растет, практика совершенствуется. Особенно это касается человекоемких отраслей, где ФОТ составляет большую часть расходов, — как наш фитнес.
Риски идут и от государства (проверки, доначисления), и от самих сотрудников (иски). ФНС использует скоринговую систему, которая автоматически выявляет подозрительные схемы: регулярные выплаты, единственный источник дохода, групповые переходы, работу более трех месяцев. Запросы от налоговой становятся всё более прицельными, особенно в отраслях с высоким ФОТом.
Что писать (и не писать) в договоре ГПХ с самозанятым
Нет возможности дать универсальный шаблон «делайте так, и вас не тронут». Всё оценивается в совокупности. Но есть четкие правила, что нельзя включать в договор ГПХ, если вы не хотите, чтобы его переквалифицировали в трудовой.
Как проверить договор: берем Постановление Пленума Верховного Суда (2018 год) и Трудовой кодекс и делаем наоборот.
Берете Пленум, смотрите каждый признак трудовых отношений и исключаете его из договора. То же самое с Трудовым кодексом.
Конкретные запреты в договоре ГПХ:
- Слова «работник», «работодатель». Только «заказчик» и «исполнитель». Вы — контрагенты.
- «Заработная плата». У вас оплата за услуги, а не зарплата. Нельзя прописывать оплату за процесс — только за результат.
- Место работы. В трудовом договоре обязательно указание места работы. У вас этого быть не должно. Если очень надо — пишите «место оказания услуг», но лучше вообще не указывать.
- Режим рабочего времени и отдыха. В трудовом договоре это обязательное условие. У вас этого нет.
- Правила внутреннего трудового распорядка, трудовая дисциплина. Самозанятый им не подчиняется. Нельзя прописывать обязанность соблюдать.
- Испытательный срок, гарантии, компенсации, отпуска. Этого не существует в ГПХ.
- Штрафы. Мы уже разобрали: прописывая штраф, вы подтверждаете подчинение дисциплине — признак трудовых отношений.
- Трудовые книжки, приказы, распоряжения, кадровые документы. Не оформляйте их для исполнителя по ГПХ, даже если хотите сделать как лучше.
Что обязательно должно быть:
- Проверка статуса контрагента. На сайте ФНС (nalog.ru) посмотрите, зарегистрировано ли лицо как самозанятый. Если нет — вы работаете с физическим лицом, и на вас лягут все налоги и взносы как на налогового агента.
- Обязанность уведомить о прекращении статуса. Пропишите в договоре, что самозанятый обязан сообщить, если его снимут с учета.
- Закрывающие документы. Обязательно подписывайте акт оказанных услуг, где прописано, что именно сделано, за какой период, на какую сумму. Можно прикладывать и другие отчеты.
- Чеки. Самозанятый обязан предоставлять вам чеки из приложения «Мой налог». Это подтверждение, что он отчитался в ФНС и заплатил налог. Вам чек нужен, чтобы доказать расходы (если вы на УСН «доходы минус расходы»).
- Запрет на работу с бывшими сотрудниками в течение двух лет. Если человек когда-то работал у вас в найме — подождите два года, только потом заключайте ГПХ.
Что с депремированием? Вопрос из чата: как оформить штрафы в рамках трудового договора? Не пишите «лишать премии». Пропишите условия, при которых человек имеет право на премию: «основанием для получения премии является достижение того-то и того-то (не опаздывает, выполнил план)». Тогда это будет нормально.
Универсального безопасного договора не существует. Но можно минимизировать риски: проверять статус самозанятого через сайт ФНС, не использовать в договоре формулировки из Трудового кодекса («зарплата», «рабочее место», «дисциплина»), не прописывать штрафы, не работать с бывшими сотрудниками два года, обязательно подписывать акты и требовать чеки.
Ответственность и реальные риски: от штрафа до многомиллионных доначислений
Когда мы взвешиваем риски, то обычно думаем: «Есть фиксированный штраф — ну заплачу». Но в случае переквалификации отношений это работает совсем не так.
По административному кодексу:
- Штраф на юрлицо — до 100 тысяч рублей.
- На должностное лицо — 20 тысяч рублей.
- На ИП — 10 тысяч рублей.
Казалось бы, терпимо. Но это только цветочки.
Основное — перерасчет налогов и взносов. Вам доначислят:
- НДФЛ (13%) за весь период работы с этим лицом.
- Взносы в фонды (30% и более) за весь период.
- И даже тот налог, который самозанятый уже заплатил (6%), не пойдет в зачет. Вы заплатите заново.
И это не всё. Дальше идут штрафы за неуплату налогов — до 40% от суммы доначислений. Плюс фонды начислят свои штрафы.
Итоговая сумма может быть катастрофической. Это не 100 тысяч, которыми можно отмахнуться. Это суммы, которые могут поставить бизнес на грань выживания.
Можно ли отбиться? Есть Постановление Пленума Высшего арбитражного суда № 53 «Об оценке налоговой выгоды». Оно говорит: кто обвиняет — тот и доказывает. Органы должны доказать, что гражданско-правовые отношения были фикцией и по факту существовали трудовые. Гражданско-правовые отношения сами по себе не запрещены. Но если дело дойдет до суда, лучше привлекать налогового юриста, который будет смотреть конкретную ситуацию.
Пример из жизни участников чата. Налоговая вызвала самозанятого, который оказывал услуги по подбору персонала. Спрашивали: какой именно персонал набирали, сколько раз платили, почему не оформили. Впоследствии сказали, что хотят наказать всех ИП за самозанятых, если деньги выплачиваются ежемесячно — не важно, что суммы разные. Это трудовые отношения и уход от налогов.
Этот пример лишний раз доказывает: не фантазии, всё уже происходит. Налоговые органы вызывают на «дачу показаний» самозанятых. И их может интересовать не только работа с конкретным самозанятым, но и на перспективу — кого он вам набирал, сколько у вас людей, всех ли вы показываете.
Как вести себя при запросе налоговой: Минимум информации. Отвечайте ровно на те вопросы, которые задали. Не рассказывайте всю историю и схемы бизнес-процессов. Четко и коротко, без лишней информации. Если надо будет — расскажете потом. Аргументы оставьте «на потом».
Ответственность при переквалификации ГПХ в трудовые отношения — это не штраф 100 тысяч, а доначисление НДФЛ, взносов 30% и штрафов до 40% за весь период работы с первого дня. Суммы могут быть сопоставимы с годовым ФОТом студии. При запросе налоговой отвечайте только на поставленные вопросы, не давайте лишней информации.
Практические выводы: как действовать владельцу студии
Я обещала, что не будет «волшебной таблетки». И вот главный совет, который может показаться неочевидным после всего пугающего, что я рассказала.
Не идеализируйте ситуацию и не находитесь в иллюзиях. Четко для себя понимайте, что риск существует. Но вы можете сказать: «Я не могу делать по-другому, поэтому я принимаю этот риск». Оцифруйте его для себя. Посчитайте, сколько может «выстрелить» в худшем случае. Не относитесь к этому как: «Это же все так делают, значит, ничего не будет». Возможно, ничего не будет. А возможно, будет. Все основания в законе для плохого сценария есть.
Где вы под риском больше всего? Если вы работаете на УСН «доходы минус расходы» и относите выплаты самозанятым на расходы. На этой системе расходы нужно доказывать всегда. А тут вы еще красной тряпкой перед налоговой машете. На мой взгляд, безопаснее работать на УСН «доходы» или на патенте.
Что с ИП вместо самозанятых? Вопрос из чата: «Стимулируйте тренеров оформлять ИП, аргумент — пенсионные начисления». Я соглашусь с этим мнением, но не до конца. ИП платит больше налогов (есть фонды). Если верить, что государство посмотрит на то, что ИП платит больше, и трогать будет меньше — возможно, да. Но я не уверена, что такая логика есть. Внедрены скоринговые системы, важен сам факт подмены. Риск остается и с ИП, и с самозанятыми.
Схема работы через «агрегатора». Если вы хотите привлекать исполнителей, посмотрите на сервисы доставки или Яндекс.Такси. Вы должны быть агрегатором. Появился заказ — исполнители из вашей базы (ИП и самозанятые) его видят, кто-то берет и выполняет. Вы не вмешиваетесь в деятельность, не даете указаний. Договоры можно изучить на сайтах доставщиков и Яндекса. По формулировкам и системе построения договора это ближе к безопасному варианту.
Финальный совет: Не просите юриста написать вам «идеальный договор». Договор не спасет. Да, он важен, важны закрывашки. Но оцениваться будет всё в совокупности — включая ваши чаты, публикации в соцсетях, графики, условия труда. Если кому-то надо будет доказать — докажут.
Главная стратегия — трезво оценивать риски и принимать их осознанно, а не жить в иллюзии «так делают все». Если работаете с самозанятыми — рассмотрите УСН «доходы» или патент, а не «доходы минус расходы». В идеале — выстраивать отношения по модели агрегатора (как сервисы такси). И помнить: договор — не панацея.
Заключение: главные советы для студии
Мы начали с того, что ждали готовых решений, а получили суровую правду законодательства. Я надеюсь, что этот эфир был вам полезен именно честностью, а не красивыми обещаниями.
Коротко — что делать владельцу студии:
- Перестать идеализировать самозанятость. Это налоговый режим для микробизнеса (швеи, маникюр), а не инструмент экономии на ФОТе в фитнес-студии.
- Понимать риски. Если придет проверка и отношения переквалифицируют в трудовые — доначислят НДФЛ, взносы 30%, штрафы до 40% за весь период работы. Это не 100 тысяч.
- Не писать в договоре ГПХ ничего из Трудового кодекса. Никаких «зарплат», «рабочих мест», «дисциплин», «штрафов». Только оплата за результат, акты, чеки.
- Проверять статус самозанятого на сайте ФНС. Не работать с бывшими сотрудниками минимум два года.
- Не давать лишней информации при запросах налоговой. Отвечать только на поставленные вопросы.
- Оцифровать для себя риск. Посчитать, сколько это может стоить в худшем случае. И принять осознанное решение — работать так или менять модель.
- Рассмотреть модель агрегатора (как Яндекс.Такси) — без указаний, без контроля, без обеспечения условий труда.
И помните: предупрежден — значит вооружен. Вы теперь знаете, на что смотрит налоговая, что можно и что нельзя писать в договоре, и какие суммы могут доначислить. Дальше — ваше предпринимательское решение. Как говорит Гражданский кодекс, предпринимательская деятельность — это самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли. Кто не рискует, тот не пьет шампанского. Но риски надо знать в лицо.